Office操作使用小窍门和小提示【3】

31.精确定位

如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。

32.使用批注

如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。

33.PPT和PPS

如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。

34.缩小文件

如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按钮。你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。

35.使用Word来帮助整理你的想法

你可以使用PowerPoint中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确，你也可以使用Word的提纲功能，这一功能比起PowerPoint的似乎更加强大。这样做的操作非常简单，你只需要做好内容大纲，然后在Word中单击“文件”菜单，然后选择“发送”，然后在子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”就可以了。

36.添加图片

你可以在这里找到微软为PowerPoint提供的、免费的相册插件，你可以使用保存在硬盘上的图片、或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。

37.不使用PowerPoint就打开文件

当然，你可以把演示文稿发送给任何人，但是如果你的接受人没有安装PowerPoint这个软件，那也没关系。你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本，在这样的版本中，将包含一个独立的PowerPoint浏览器。

38.暂停放映

在一个幻灯片的放映过程中，你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。这会使屏幕变黑。再次按下同样的按钮则可以恢复放映。如果你愿意，你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。

39.使用音频和视频

PowerPoint 2002的注册用户能够免费获得微软的Producer软件。它增加了流媒体功能，实时视频或者文件视频因此得以展现。你可以在这里找到它。

40.建设具有自己风格的母版

如果你在幻灯片母版中添加任何东西——文字或者对象，它们都会在所有的幻灯片中出现。这对于树立品牌来说非常有用，你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。选择“视图”菜单，选择“母版”，然后选择“幻灯片母版”，之后你就可以编辑幻灯片母版了。

41.灵活设置背景

你可能希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

OUTLOOK

42.寻找文件夹

除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外，你还能够使用Outlook浏览你硬盘中的文件夹。在Outlook界面左边的快捷方式栏中，按“其他快捷方式”，然后你就能够发现“我的电脑”和“My Documents”的快捷方式。如果你处理的是Office文件，它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、“修改时间”等详细信息。同Windows浏览器不同，你能够从Outlook打印文件和文件夹列表。

43.发送电子名片

你可以在Outlook电子邮件中附加电子名片(vcards)。这样无论谁收到你的邮件后都能够轻易地将你的信息添加到他们的通讯簿中(他们只需要双击电子名片就可以了)。首先确保在你自己的通讯簿中有你自己的联系方式。然后按照如下顺序操作：工具——>选项——>邮件格式——>签名选取器——>编辑，然后你就可以在“电子名片选项”中选择你自己的名片。然后按“OK”，这样就成功了。44.设置启动时的起点

你不见得一打开Outlook就转到收件箱，但是说明如何改变这一设置比较困难：进入“工具”菜单，然后选择“选项”>“其他”>“高级选项”，然后找到“启动时定位到”下拉菜单，然后选择你希望的选项，然后关闭对话框。

45.按照规则排列邮件

如果你在Outlook中保存你的联系邮件，那么系统可以帮助你按照一定规则排列它们。在邮件窗口，如果你按“发件人” /“收件人”这个列标题，系统就按照A到Z的字母顺序排列邮件，你再按一下列标题，系统就按照Z到A的顺序帮助你排列邮件。其他的列标题也有同样的作用。你还可以改变列的标题：用鼠标右键点击列标题，选择“设置列格式”，在对话框中选择“可用字段”。系统将按照你的修改设置该列的格式和标题。

46.查看与特定联系人的交流

你可以在联系人窗口查看你与每一个联系人的邮件收发的历史记录，双击联系人姓名将会打开“联系人”对话框，选择“活动”你可以找到同该联系人进行的所有交流。

47.在周日历中增加日期

为了看到在Outlook日历中的周界面上看到日期，你需要调整Windows设置。打开“控制面板”，双击打开“区域选项”，然后选择“日期”，将其调整为长日期格式ddddd MMMM yyyy，你就会发现Outlook立即发生了改变。

48.编写邮件

那些使用拨号上网的用户不会愿意花很多时间在线撰写邮件。不过在Outlook中，用户可以很方便地离线阅读和写邮件。只要在“文件”菜单中选择“脱机工作”就可以了。你写好的所有邮件都会被保存在“发件箱”中，直到你连接到互联网上，并且按“发送和接受”，它们才会被发送出去。

49.分类

你可以为你的联系人、便笺、约会和邮件指定类别，这方便你跟踪项目或者其他你所关注一些事情。用鼠标右键点击项目后，在弹出菜单上选择“类别”来进行这一工作。单击“主类别列表”来增加或者删除类别。如果想按照类别进行查看，则需要进入“视图”工具，选择“当前视图”，然后选择“自定义当前视图”。

50.添加地址

你可以在工具条上为你经常联系的联系人设置一个按钮。操作方法如下：工具——>自定义，然后在类别中选择“文件”，在命令中选择“邮件”，用鼠标左键按住它并将它拖动到工具条，然后松开鼠标左键。现在用鼠标右键单击这个新的图标，并且使用菜单对它进行重命名，确认选择了“图片和文本”或者“纯文本”选项。在同一个菜单中，选择“指定超级链接”然后“打开……”。然后填写邮件地址，如果你喜欢还可以填写默认的邮件标题。关闭对话框，Outlook将很快发布这个信息。

51.便笺

如果你在阅读你的邮件，而且你想写一些注释的话，选择该邮件，然后按住鼠标，将它拖动到位于屏幕左边的Outlook 快捷方式栏中“便笺”的图标上。系统会将它保存为一个新的Outlook便笺。这对于网页、帮助文档或者其他应用也有效。

52.转移文件夹

如果你更换电脑，你可以带走你的Outlook文件夹。打开“文件”菜单，选择“新建”，然后选择“个人文件夹文件”(在Office XP中被表示称作“Outlook数据文件”)。创建一个新文件夹，为它命名，然后转到“视图”菜单，打开“文件夹列表”，将你想要拷贝的所有文件夹拖到新文件夹之中。用鼠标右键点击新文件夹并关闭它，然后关闭Outlook。在Windows浏览器中找到这个文件夹(你可以使用“开始”菜单中的“搜索”功能)，然后把这个文件夹拷贝到新机器上。在第二台电脑上，打开Outlook，选择“文件”菜单，“打开”，然后打开你拷贝的文件。

53.合并日历

这个功能非常有用，它能够很方便地查看你的约定是否同朋友有时间冲突。你可以合并两个日历文件夹：打开源日历，然后进入“视图”菜单，选择“当前视图”，“自定义当前视图”。确保没有筛选条件是处于激活的状态。进入“视图”菜单，选择“当前视图”，选择“事件”，这里会列出你的约会。选择你想要合并的项，按鼠标右键，然后选择“复制”。打开目标日历，选择“粘贴”。

54.添加联系人

将你所收到邮件的发件人添加到联系人列表中非常容易。你只需要双击“收件箱”里的邮件，然后用鼠标右键点击发件人，在弹出的菜单中选择“添加到联系人”就可以了。

55.双时区

如果你工作在两个时区，你可以看见自己所在时区的时间和另一个时区的时间。你只需要这样做：工具——>选项——>首选参数——>日历选项——>时区——>显示附加时区，然后选择时区并且填写“标签”，当你查看日历的时候，就能同时看到两个时区的时间。