Office操作使用小窍门和小提示【3】

11. 文件片段

你可以在Word中创建“文件片段”，这是一种小块的片段文件。在打开的Word文件中选择你想要制作片段的文字，然后把它拖动到桌面上，你就会看到桌面上出现了一个文件片段的图标，它看起来确实像一个文件的片段。你可以在桌面上对片段进行重命名或者重新排列，任何时候当你在使用Word的时候，你都可以随时把这些文本添加进来。而在很多其他的程序中，你也可以使用它们。

12.即时更正

你可以不用等到你完成了整篇文章再修改错误，在输入的过程中，就一边输入一边进行拼写检查。用鼠标右键单击下面被加了红色下划线的单词，Word会弹出一个菜单，菜单里会列出系统认为合适的修改方法。而且Word会在它认为语法不当的词组下面加绿色下划线，前面这种方法同样也适用于这种情况。用鼠标右键点击这些词组，Word会给出一个列有修改建议的菜单。

Word快捷键

我们中间的大部分人使用Microsoft Word的频率都远远高于其他的Office软件，所以了解下面这些快捷键的使用就能够帮助你更快地使用Word，这节省了你菜单和工具条中寻找这些功能的时间，从而提高你的工作效率。

Ctrl+B 将所选文字变成粗体

Ctrl+U 为所选文字添加下划线

Ctrl+I 将所选文字变成斜体

Ctrl+L 将所选文字向左对齐

Ctrl+E 将所选文字或段落居中对齐

Ctrl+M 将所选文字或段落缩进

Ctrl+1 将所选文字行之间的行间距设定为一倍行间距

Ctrl+2 将所选文字行之间的行间距设定为两倍行间距

Ctrl+5 将所选文字行之间的行间距设定为1.5倍行间距

Ctrl+Space 自动更正

Ctrl+Del 删除光标右边的单词

Ctrl+Backspace 删除光标左边的单词

Ctrl+Shift+8 隐藏空格、回车标记

F7 进行拼写和语法检查

Shift+F7 使用词典

EXCEL

13.使用XP中的Smart Tags

Office XP中另一个具有特色的功能是Smart Tags功能，它类似智能链接，连到网站或者你电脑硬盘中的指定位置上。Excel能够识别特定的词汇，并且在它们旁边显示Smart Tag动作按钮。进入“工具”菜单中的“自动更正”选项，然后选择“Smart Tags”来查看它能够识别哪些词汇。你可以从Microsoft Office 网站上下载并安装新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。

14.错误检查

如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能够看到他们所做的改动就非常必要。Excel 2000将带有批注的单元格用红色三角标志出来。在Excel 2000中，有一个紫色的Smart Tags指示标志，绿色标志表示该单元格中的公式可能存在错误。进入“工具”菜单，你可以在“选项”窗口中发现选项。

15.打开旧的宏

在Excel 2002中，你也许不能够打开旧的宏(来自Excel 97或者2000)，因为Excel 2002会给出安全警告提示。如果你需要使用旧的宏，进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“安全性”，然后在“宏安全性”选项中选择“低”。在“可信任的来源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”选项前打勾，之后你需要重新启动Windows，然后你就可以使用旧的宏了。

16.查看重要单元格

使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。点击一个包含数据的单元格，然后进入“工具”菜单，选择“审核”，然后选择“显示查看窗口”。点击“增加查看”，它将显示任何打开的工作簿的值和公式。

17.对单元格使用标志

在Excel中，你可以使用单元格的标志来代替单元格的位置坐标(比如用“Profit”代替“A6”)。进入“工具”菜单的“选项”，然后在“重新计算”中选择“接受公式标志”。

18.创建公式

通过点击位于标准工具条中的“粘贴函数”按钮(被标记为“fx”)可以创建公式。如果你从列表中选择函数，它的描述将被显示在对话框中，你也可以按“帮助”按钮以获得更多关于该函数的帮助。另一种方法是按公式输入栏前的等号标志，你会发现最近使用的函数的列表。

19.链接

如果你看到一条关于失效或者错误链接到其他工作簿或者应用程序的报错消息，你就应该进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“工作簿选项”。确认“更新远程引用”选项被选中。如果你选择了“保存外部链接数据”，你就不用再担心链接失效，但是你的文件会变得体积庞大。

20.求和

使用AutoSum工具来对一列单元格求和是非常容易的，但是如何计算小计呢?这个其实也很简单。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代码，代表SUM，你在使用的时候需要把单元格范围根据自己的工作表情况进行修改。你可以在B11单元格使用这一公式，然后在B21使用诸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”这样的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就会对B11和B21单元格进行求和。

21.删除和清除

有两种方法能够清除单元格中的信息：删除和清除。点击目标单元格然后选择“删除”(或者按“Del”键或者空格键)将会删除单元格中的数值或者公式，但是格式和批注都还会保留下来。如果你想要让目标单元格恢复初始状态，就需要选择“清除”。

22.页面设置

我们很多人都会遇到一些长度超过一页纸的表格。如果你希望文件被打印出来的时候，在每页纸的顶端都有标题行，就需要做如下设置：进入“文件”菜单，选择“页面设置”，然后选择“工作表”在“顶端标题行”一栏中，按那个标有红色箭头的按钮，然后用鼠标在工作表上选择标题行，然后按“确定”。

23.删除批注

你可以一次性地删除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份没有任何批注的电子表格，那么你就要这样操作：同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 键，这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。然后在其中一个单元格上点击鼠标右键，然后选择“删除批注”，然后移开鼠标，你就会发现所有的批注都消失了。

24.记录在线采购

如果你从网络上购买东西，记录你的采购可能很麻烦。但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。打开确认电子邮件，然后点击开始点，再按住Shift键，再用鼠标点击结束点。按鼠标右键然后选择“复制”，然后打开一个空白的Excel工作表。用鼠标右键点击一个单元格，然后选择“粘贴”。之后你需要调整一下格式，让它变得好看些。

25.审核公式

如果你对于某个公式感到困惑，你不知道这个公式是如何构成的，你可以选择包含该公式的单元格，然后在“工具”菜单中选择“审核”，然后选择“跟踪引用单元格”。你会看到相关单元格中出现了蓝色的点，并且有箭头指向该公式。当你完成了检查，选择“取消所有追踪箭头”。

26.导入财务数据

你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中，但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。财务数据通常是.csv形式。在Excel中，进入“文件”菜单，选择“打开”，然后在“文件类型”中选择“文本文件”(*.txt, *.prn, *.csv)，然后选择你需要打开的CSV文件。打开文件后，你需要调整列宽，以便使数据能够正常显示。

27.设置值为“0”的单元格的格式

你可以清除单元格中你所不需要的“0”：进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“视图”，勾掉“零值”。如果你希望某些单元格中的“0”仍然被显示，将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。进入“格式”菜单，选择“单元格”，然后选择“数字”，在列表中选择“自定义”，然后输入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定义格式“'0;-0;?-?;@”

Excel快捷键

不要陷入Excel的选项和命令之中。使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作，让你不用时常把手从键盘上移开去操作鼠标。

Ctrl+- 删除当前单元格或者选定的区域

Ctrl+Shift++ 插入单元格或者选定的区域

Ctrl+; 在所选单元格中插入当前日期

Ctrl+Shift+; 在所选单元格中插入当前时间

Ctrl+K 插入超级链接或者web链接

Ctrl+Tab 转到下一张工作表

Shift+F3 打开公式窗口

F11 创建一个图表

Ctrl+Space 选择所有当前列

Shift+Space 选择所有当前行

Ctrl+Shift+1 将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开

Ctrl+Shift+4 将当前单元格数字类别设置为货币

Ctrl+Shift+5 将当前单元格数字类别设置为百分比

Ctrl+方向键 将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格

Ctrl+F 打开“查找”对话框

我们中的绝大部分人都使用Microsoft Office，但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它?我们在这里列举了100个使用的窍门。本文的第二部分是关于PowerPoint和Outlook的。

POWERPOINT

28.清理工具

也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint也不例外。为了清理这些多余的功能，你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那些工具就不见了。如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签，你就能够把需要的按钮拖回工具条了。 29.在XP中创建图表

在Office XP的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。这样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。

30.XP中的另一个新功能——动画方案

Office XP中的另一个新功能是动画方案。如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会比较麻烦。但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐的工作。